En el artículo sobre cómo preparar tu cuenta para el Q4 escribí que quedarse sin stock es el error más caro del trimestre y que el cálculo hay que hacerlo con datos, no a ojo. Aquí va esa cuenta entera, con números, para que puedas hacerla esta semana con un folio y los informes de Seller Central.
Porque en la práctica casi nadie la hace. Lo que hace la mayoría es abrir el inventario, ver que tiene 400 unidades, pensar "voy sobrado" y pedir otras 400 por si acaso. Y ese "por si acaso" es lo que decide si diciembre te cuadra o no.
El primer número: tu velocidad de venta real
Todo el cálculo cuelga de un único dato, y es el que más gente coge mal: cuántas unidades vendes al día.
El error habitual es usar la media de los últimos doce meses. Sirve para tu contabilidad, no para decidir un pedido. Si el producto ha crecido, esa media te dice que vendes menos de lo que vendes, y vas a pedir de menos justo en el producto que estaba despegando.
Lo que uso yo es sencillo: calculo la velocidad con los últimos 90 días y con los últimos 30, y me quedo con la mayor de las dos.
Un ejemplo. Un producto que ha vendido 300 unidades en 90 días y 120 en los últimos 30. La primera cuenta da 3,3 unidades al día; la segunda, 4. Me quedo con 4, porque el producto está acelerando y la foto reciente es más fiel que la media larga.
El segundo número: tu factor de estacionalidad, no el mío
Aquí es donde se cometen los errores caros, porque circula mucho el consejo de "en Q4 se vende el doble". En Q4 se vende el doble en algunas categorías y un 20 % más en otras, y si aplicas el mismo multiplicador a todo tu catálogo vas a comprar de más en lo que no lo necesita.
Tu factor lo sacas del Business Report. Descarga las unidades pedidas por mes del año pasado, ASIN a ASIN. Coge las unidades de noviembre y divídelas entre la mediana de un mes tranquilo, que en la mayoría de catálogos es algo entre mayo y septiembre. Si en noviembre vendiste 620 unidades y tu mes normal está en 310, tu factor es 2.
Dos matices que importan. Si este año has crecido, el factor no cambia: lo que cambia es la base sobre la que lo aplicas, porque el factor mide la forma de la curva, no el tamaño. Y un producto que se regala no tiene la misma curva que un consumible que se repone, así que calcula el factor por producto, o al menos por familia, nunca uno solo para toda la cuenta.
Si no tienes un Q4 de histórico porque llevas poco vendiendo, trabaja con algo entre 1,5 y 1,8, que es prudente, y revísalo a mediados de octubre con las primeras señales de campaña.
La cuenta completa, con números
Seguimos con el mismo producto: 4 unidades al día de velocidad y un factor de 2.
Tu velocidad en campaña son 8 unidades al día. Ahora decide cuántos días quieres cubrir. Desde que Amazon recibe tu stock a finales de octubre hasta mediados de enero hay unos ochenta días, así que yo trabajo con noventa para tener algo de margen en la cuesta de enero y para absorber las devoluciones. Noventa días por 8 unidades son 720 unidades de demanda.
A eso le sumo un colchón de seguridad. Con dos semanas de cobertura extra aguantas un fin de semana de Black Friday que se desmadre sin quedarte en cero, y son otras 112 unidades. Vas por 832.
Y ahora restas lo que ya tienes: lo disponible en FBA, lo que está en tránsito y lo que tengas en tu propio almacén listo para enviar. Si entre las tres cosas tienes 85 unidades, tu pedido es de 747.
Ese es el número. No 400 por si acaso: 747. Y pon también el techo mientras estás en ello, porque pasarse cuesta dinero cada mes: por encima de esa necesidad más un mes extra de cobertura, ya es exceso.
Antes de seguir, haz la comprobación de bolsillo, que es la que evita disgustos: 747 unidades por tu coste unitario es el dinero que tienes que poner ahora. Lo pagas en agosto o septiembre y lo cobras en diciembre. Si no te cabe en la caja, mejor saberlo hoy y priorizar dos productos bien que cinco a medias.
La segunda cuenta, la que casi nadie hace: las fechas
Tener el número no sirve de nada si llegas tarde a pedirlo, y esta parte se calcula hacia atrás.
Empieza por la fecha en la que Amazon tiene que tener tu stock recibido. Réstale los días que tarda tu envío entre el transporte y la recepción en el centro logístico. Réstale el plazo de producción de tu proveedor. Lo que queda es el último día en que puedes firmar la orden de compra.
Con el mismo ejemplo: si la recepción tiene que estar cerrada el 28 de octubre y tu envío tarda dos semanas entre transporte y recepción, tu mercancía tiene que salir el 14 de octubre. Si tu proveedor tarda cinco semanas en producir, tu fecha de pedido es el 9 de septiembre. No "principios de septiembre": el 9.
Dos avisos. Las fechas límite publicadas hasta ahora para este Q4 son las del marketplace de Estados Unidos; Amazon Europa publica las suyas en Seller Central, normalmente entre agosto y septiembre, así que trabaja con la hipótesis y confírmala en cuanto salga. Y el matiz que más caro sale: recibido no es enviado. El reloj no para cuando el camión sale de tu almacén, sino cuando Amazon registra la mercancía como vendible, y en temporada alta esos plazos se estiran.
Los cuatro errores que veo cada año en esta cuenta
El primero es usar la media anual como velocidad, que ya lo hemos visto y es el que más unidades cuesta. El segundo es contar el stock en tránsito como si ya estuviera disponible: está en la cuenta solo si va a llegar y ser recibido antes de la fecha límite, y si tu envío llega el 5 de noviembre, para Black Friday no existe.
El tercero es aplicar un factor único a todo el catálogo, cuando tus productos no se comportan igual ni merecen el mismo esfuerzo. Y el cuarto, el más común, es no ponerle fecha al pedido: "hay que pedir pronto" no es una fecha, y por eso en septiembre se queda sin pedir. Escribe el día en el calendario, con recordatorio, como si fuera una reunión con un cliente.
Haz la cuenta, aunque sea en un folio
Si te quedas con una sola idea, que sea esta: el pedido de Q4 no se decide con una sensación de cuánto stock tienes, se decide con dos restas, una de unidades y otra de fechas. Y las dos se hacen ahora, en verano, no en octubre.
Si quieres hacerlas sin montarte la hoja de cálculo, tengo preparada la Calculadora de Stock Q4 para Amazon FBA. Metes seis datos por producto, todos de Seller Central, y te devuelve las unidades exactas a enviar, la fecha límite de pedido a tu proveedor, la inversión que necesitas y la facturación en riesgo si no actúas, con un semáforo por ASIN. Son 23,99 € con descarga inmediata y está en la tienda.
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